El método científico para mejorar tu productividad como Community Manager: ¡Ahorra hasta 25h por semana!

 

Todos anhelamos ser más productivos. Más aún cuando estamos llevando adelante el oficio de Community Manager. ¿Cuántas tareas tiene que llevar adelante un experto en redes sociales?

De acuerdo al sitio web Hubspot, las principales funciones de un Community Manager son cinco… ¿Las conoces?

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5 principales funciones de un Community Manager profesional en tu empresa

1. Crear y gestionar perfiles

Pueden ser varios perfiles de distintas marcas o empresas. Justamente eso va a depender no solo de la oferta laboral dentro del mercado, sino también de la capacidad del Community Manager para gestionar su tiempo de trabajo.

Además de la uniformidad, el gestor de redes sociales tiene que asegurarse que estos perfiles representan el espíritu de la marca.

2. Permanecer muy atentos al “ruido” social

El Community Manager debe investigar sobre las herramientas de automatización disponibles en el mercado y estar bien actualizado en torno a la industria de las marcas para las que trabaja, así como de las noticias relacionadas con nuevas tecnologías y marketing.

Un Community Manager profesional tiene que saber de qué habla la gente, quiénes son los competidores de las marcas que gestiona, cuáles son los intereses de sus seguidores o fans, saber si conocen la marca y qué contenidos están más dispuestos a compartir, entre otras cosas.

También tiene que conocer las herramientas de automatización que existen en el mercado (esas que le van a ayudar a ser más productivo) y las novedades de su sector (el marketing online) y de cada una de las industrias relacionadas con las marcas que administra.

3. Hacer crecer la comunidad

Una compañía contrata un Community Manager con la expectativa de que haga crecer las comunidades de las distintas redes sociales. Ese crecimiento depende de la interacción que logren (online y offline) entre la marca y la audiencia.

4. Distribuir contenido

El experto en redes sociales tiene que generar contenido de calidad y distribuirlo en los diferentes canales sociales. Tiene que postear de manera frecuente (la cantidad depende de las características de cada red social) y dialogar con su público.

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5. Moderar conversaciones

Básicamente, se trata de entablar relaciones con los clientes. Si los fans hacen un comentario en las redes sociales, el Community Manager tiene que poder responder y generar mayor nivel de interacción.

El gestor o experto en redes sociales es la voz de la marca en el social media y tiene que poder transmitir el espíritu de cada empresa en todos los mensajes de una manera fresca y espontánea.

¡Wow! Estas son solo las cinco funciones principales.

Aunque sin duda, como ya sabrás y habrá comprobado, en algunas ofertas de trabajo, se suma la necesidad de generar piezas gráficas. Es decir, un buen Community Manager tiene mucho trabajo diario y si no sabe administrar su tiempo de una manera eficaz, corre el riesgo de hacer mal su trabajo o de tener que reducir su número de marcas gestionadas, impactando esto en sus ingresos.

Supongo que si estás leyendo este artículo es porque te trabajas como Community Manager y estás preocupado por alcanzar tus objetivos.

Cuando hacemos todo lo posible para gestionar el tiempo de una manera eficaz y no lo logramos, viene el estrés y la frustración.

No te preocupes. Sigue leyendo este artículo que prometo mostrarte un método probado científicamente que puede ayudarte a mejorar tu productividad y por lo tanto, ¡toda tu performance como Community Manager!

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Todo consiste en aplicar hábitos productivos. Aristóteles decía: “Somos lo que hacemos, día a día. De modo que la excelencia no es un acto, sino un hábito”.

 

Todos tenemos hábitos productivos (sean buenos o malos). Seas consciente de esto o no, ya tienes una forma de trabajar. Si esa forma no está funcionando o crees que podría mejorar, entonces estás en el lugar correcto.

Pero antes de empezar a cambiar tus hábitos productivos, es necesario que realices una serie de pasos previos:

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5 hábitos más productivos de un buen Community Manager

Determinar cuál es tu objetivo

La pregunta exacta que te tienes que hacer antes de realizar una modificación en tus hábitos de trabajo es: ¿Qué quiero conseguir?…

¿Quiéres tener más tiempo para poder tomar más clientes o quieres mantener tu número de clientes pero trabajando menos? ¿Quieres tener tu fin de semana libre? ¿Quieres cumplir con alguna exigencia profesional o estás persiguiendo una mejora en los objetivos de las marcas?

Teniendo claro esto, vas a poder hacer un seguimiento de tus progresos y saber si te estás acercando al objetivo.

Saber que no es una tarea fácil

Los hábitos no cambian de un día para el otro. Llevan tiempo. Varios estudios científicos han demostrado que se necesitan entre 18 a 256 días para crear nuevas rutinas.

Todo depende del nivel de complejidad de las tareas a realizar y de la propia rutina. En este caso, tendrás que prepararte para una larga batalla.

Vas a tener que hacer un reset

Sé que es difícil, pero es necesario que dejes a un lado tu actual forma de llevar adelante tus tareas como Community Manager. No se trata de dejar de hacer las cosas (te despedirían en un par de días), sino de empezar a probar el método nuevo de manera progresiva. Eso implica una sola cosa: ESTAR DISPUESTO A CAMBIAR.

Ser ágil

Esto está totalmente relacionado con el punto anterior: tienes que aplicar pequeños avances y evaluar los resultados de manera frecuente. Ser ágil tiene que ver justamente con esto: aplicar y testear.

Lo ideal es que elijas un día de la semana, por ejemplo el viernes, para verificar cuáles han sido los resultados de tus cambios.

Enfócate primero en el método y luego elige las herramientas de automatización de tus tareas

Es un error muy común de los Community MAnager el apoyarse primero en las herramientas. Esto tiene un alto grado de improvisación. Lo más recomendable es saber cuál es tu método de trabajo y después elegir las herramientas para redes sociales que mejor se adapten a tus tareas diarias.

Las herramientas por sí mismas no te resuelven el problema.

¡Perfecto! Ya tienes los pasos previos a la implementación del método que va a cambiar tu forma de trabajar como experto en redes sociales. ¡Vamos hacia él!

El método científico para mejorar tu productividad como Community Manager

Frederick Winslow Taylor es el autor de “Los principios de la Administración Científica”, publicado en 1911. Este libro sentó las bases de la organización científica del trabajo en las fábricas (taylorismo).

Los principios de Taylor mejoraron sustancialmente la productividad de las empresas, pero fueron muy criticados por la deshumanización del trabajador.

Por supuesto, la producción académica en torno a la organización científica del trabajo se multiplicó y aparecieron varios métodos científicos para mejorar la productividad. Uno de ellos fue el sistema de planificación Just in Time (JIT), también conocido como método Toyota.

Este método cuenta con un elemento llamado Kanban, una gran tabla en la que cada columna representa un estado en el proceso de fabricación. A su vez, cada columna contiene tarjetas que representan los elementos que están siendo representados en un estado determinado del proceso de producción.

Esta imagen te sirve como para imaginarte de qué estamos hablando:

Por supuesto, una tabla Kanban no se termina ahí. Cuenta con otros elementos, pero para los fines de este artículo es suficiente con saber cuál es su estructura. Tú mismo vas a generar tu propio sistema de planificación en función de tus necesidades.

Jeroen Sangers del blog sobre productividad personal («Canasto»), explica en su libro Tiempo Efectivo cómo aplicar el método Kanban a las tareas laborales.

En realidad, este método responde a la gestión de proyectos, por lo que puede ser muy útil para un Community Manager profesional. Trello es una aplicación gratuita para crear kanbans. Incluye una versión de pago para empresas. Por supuesto, no es la única herramienta. Existen muchas otras.

Lo importante es que conozcas el concepto detrás del uso de columnas y tarjetas. De hecho, el tablero puede ser una pizarra colgada de tu oficina con las columnas de estado y las tareas (vendrían a ser las tarjetas – puedes utilizar postit).

Cuando necesitas más elementos y más detalle en la gestión de tus proyectos, te conviene utilizar un software. Si bien muchos especialistas recomiendan el método Kanban para la coordinación de equipos de trabajo por su sistema de uso colaborativo (todos pueden ver las tareas que están en desarrollo, las que ya se hicieron y los cuellos de botella), un Community Manager o gestor de redes sociales la puede adaptar a su propia gestión de proyectos.

Dicho esto, veamos cuáles son las opciones de organización en un KANBAN (tablero) para un Community Manager o especialista en redes sociales.

Opciones de organización en un KANBAN para un Community Manager profesional

En primer lugar, podrías crear un kanban para cada marca y otro kanban más general para visualizar todos los proyectos. En el tablero de cada marca, puedes seguir esta estructura (es solo una guía, cada persona tiene su propia manera de organizar su trabajo)

Objetivos

Vas a identificar cuáles son tus objetivos como gestor de las redes sociales de cada una de esas marcas. Si estás utilizando Trello, puedes crear una lista de tareas correspondiente a “Objetivos” y dentro de ella ir agregando “tarjetas” que representan cada uno de ellos.

A cada tarjeta le puedes agregar un checklist (en este caso, corresponde a las acciones que vas a llevar a cabo para cumplir ese objetivo que te planteaste) que te va a servir para ir controlando lo que tienes que hacer.

Métricas

Como ya sabes, los buenos Community Managers tienen que medir los resultados de sus acciones todo el tiempo. Es decir, a cada objetivo que te plantees tienes que agregarle una métrica de seguimiento de ese objetivo.

De acuerdo al sitio Social Media Examiner, hay tres grupos de métricas fundamentales en la construcción de comunidades:

• Métricas de Servicio al Cliente
• Métricas de Ventas
• Métricas de compromiso (Engagement)

La elección de una de ellas o de varias de ellas, dependerá de la marca o la empresa/organización para la que trabajas.

¿Cómo puedes seguir esas métricas desde tu tablero Kaban? Agregando una lista de tareas con el título “Métricas” y volcando tus números aquí (seguramente encontrarás la forma de que esto se adapte a la información que necesitas controlar)

Lo que dice la Audiencia

Otra lista de tareas podría ser las que corresponden a la acción de ESCUCHAR A TU AUDIENCIA. ¿Dónde está tu comunidad? ¿Cuáles son sus preocupaciones e intereses?

Para saberlo, tienes que realizar TAREAS como:

• Identificar competidores y keywords de la industria y activar Google Alerts y Twilertst.

• Crear una lista privada de competidores de Twitter y tener en cuenta lo que están y lo que no están compartiendo. Verifica el contenido que comparten en otras redes sociales, sobre todo Facebook.

• Identificar los hashtags que usan las diferentes comunidades que gestionas.

• Suscribirse a los blogs que tu comunidad lee y generar contenido en base a ellos (o compartir su contenido a través de tus propias cuentas)

Plan de contenidos

Después de monitorizar las audiencias, llega el momento de crear el plan de contenido para cada marca. ¿Cómo organizar las piezas que vas a publicar? Sin duda, necesitas un calendario. En trello también puedes crear un calendario y organizar tareas por semana solo añadiendo tarjetas.

Si utilizas alguna herramienta de automatización de publicaciones, lo ideal es que en el calendario estén puestas las fechas en las que necesitas publicar cada cosa. Es una guía.

Como experto en redes sociales, tienes que saber cuántas veces por semana vas a publicar en un blog o cuántas publicaciones por semana (y por día) vas a realizar en cada red social.

Por ejemplo, si ya sabes qué es el alcance en Facebook, sabrás que tienes que compartir contenido de calidad con una cierta frecuencia.

Las herramientas de automatización de tareas (como publicar en grupos de Facebook, publicar en Twitter, en Instagram, y hasta el Linkedin o Google plus) te permiten desentenderte de la tarea de publicar de forma manual, con lo que te ahorras una buena cantidad de tiempo.

Con el fin de organizarse, aparte del calendario, te conviene crear una lista de tareas con el nombre «Plan de Contenido» e ir agregando las tareas que te interese controlar.

Puedes separar en tipos de contenidos: video, texto, infografía, webinar, etcétera. En el caso de gestionar blogs, es importante separar el contenido de los blogs del contenido que se postea en redes sociales.

Correo electrónico y mail marketing

Si en tu estrategia en redes sociales implementas estrategias de email marketing, también tienes que crear una lista de tareas correspondiente. Esta lista puede contener:

• Acciones para crear base de datos: campañas de mail marketing con ese objetivo.

• Planificación del contenido: vas a tener que elegir la estrategia en función de cada marca: ¿vas a compartir contenidos del blog? ¿vas a enviar ofertas en consonancia con una campaña de venta? Todo va a depender del plan de social media que tengas en marcha.

• Calendario: el calendario es esencial en una estrategia de email marketing porque te permite establecer los horarios de envío más efectivos y la cantidad de emails que vas a enviar por semana o mensualmente. Las herramientas de envíos de email masivos ya tienen un calendario, pero es necesario que controles tu estrategia por tu parte y dentro de las tareas generales.

Te recomiendo leer: TUTORIAL DE MAIL MARKETING. MEGA GUÍA PARA HACER NEWSLETTERS EFECTIVAS

Eventos off line

Un buen Community Manager tiene que saber cuáles son los eventos offline en los que participa su comunidad o en cuáles le interesaría participar si existieran.

En este sentido, es necesario realizar una lista de tareas que persigan el objetivo de crear o participar de eventos locales.

Una vez hecho esto, puedes armar dos listas: una para los eventos posibles y otra con las empresas locales no competidoras y/o organizaciones con las que podrías co-organizar un evento.

El resto es planificar y crear un calendario para todo lo que sea offline.

Como ves, este método de columnas y tarjetas puede serte muy útil para la gestión eficaz de tu tiempo como Community Manager. ¡Algunos usuarios de este sistema han logrado ahorrar hasta 25 horas de trabajo!

De más está decir que puedes agregarle todas las listas que te sean necesarias. La cuestión más importante es ir controlando lo que ya ha sido terminado, con lo que está siendo realizado en el momento y lo que está pendiente para más adelante.

Eso sí, acomodarse a nuevos hábitos productivos lleva su tiempo. Pero te aseguro que vale la pena.

Espero te haya gustado este artículo (y sobre todo, te haya servido). ¡Espero tus comentarios del tipo que sean! ¡Hasta la próxima!